Datenschutzinformation zur Erfüllung der Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO für Teilnehmer an Teams-Besprechungen

Mit dieser Information unterrichtet die p-square GmbH über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Die p-square GmbH (im Folgenden auch: „wir“/„uns“) ist die nachstehend in Ziffer 1 genannte Verantwortliche gegenüber den durch unsere Datenverarbeitung betroffenen Personen (im Folgenden auch: „Sie“/„Ihnen“ oder „Nutzer“). Die Information erfolgt aufgrund der Regelungen in Art. 13 und 14 der DS-GVO.

Diese Datenschutzinformation gilt für personenbezogene Daten von Personen, die an Besprechung über Microsoft Teams teilnehmen.

Verantwortliche

p-square GmbH

Wittener Straße 106
44789 Bochum
Deutschland

info@p-square.de
+49 234 6060036-0

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Frank Hillmer
Externer Datenschutzbeauftragter
SIKKER GmbH
Kreuzstr. 10, 04103 Leipzig, Deutschland

info@sikker.de
 

Quellen und Arten personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Online Meetings unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

• Kommunikationsdaten (z. B. Ihre Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben)
• Logfiles, Protokolldaten
• Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
• Profildaten (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Durch die Konferenzfunktion von Microsoft Teams (Audio-Konferenzen und Video-Konferenzen können wir Ihnen die Teilnahme an Veranstaltungen oder Besprechungen anbieten.

Es erfolgt grundsätzliche keine Aufzeichnung der Besprechungen. In Ausnahmefällen kann eine Aufzeichnung unter folgenden Voraussetzungen stattfinden:

1. Ankündigung der Aufzeichnung mit der Einladung sowie zusätzlich Ankündigung vor Beginn der Aufzeichnung.
2. Den Teilnehmenden wird ein Link zu dieser Datenschutzinformation zur Verfügung gestellt.
3. Den Teilnehmeden werden zusätzlich folgende Informationen zur Verfügung gestellt:
   1. Konkreter Zweck der Aufzeichnung
   2. Verantwortlicher der Aufzeichnung (Funktion, Rolle)
   3. Zugriffsberechtigte der Aufzeichnung bzw. Adressaten, denen die
   4. Aufzeichnung zur Verfügung gestellt werden soll
   5. Speichertort und – Dauer der Aufzeichnung

Die Datenverarbeitungen führen wir aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO durch. Unser berechtigtes Interesse für die Datenverarbeitung lautet:

• Durchführung von Online-Informationsveranstaltungen zur Information der Teilnehmenden über fachliche Themen.
• Durchführung von fachlichen Abstimmungen

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Teams ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, Teams, Communities und Netzwerke, die  Unternehmensverband übergreifend eingesetzt wird. Dieses beinhaltet unter anderem eine Videokonferenzfunktion.

Microsoft Office 365 ist eine Software der Firma

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Ireland

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss. Die Datenverarbeitung erfolg in Rechenzentren innerhalb der europäischen Union. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DS-GVO abgeschlossen. Demgemäß haben wir für Office 365 umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen mit Microsoft vereinbart, die dem aktuell geltenden Stand der Technik der IT-Sicherheit z. B. hinsichtlich Zugriffsberechtigungs- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselungskonzepten für Datenleitung, Datenbanken und Server entsprechen.

Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen.

Empfänger personenbezogener Daten

Wir nutzen Microsoft für Teams-Besprechungen als Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DS-GVO.

Verarbeitungsdauer

Login-Daten und IP-Adressen werden spätestens nach 180 Tagen gelöscht.

Rechte der betroffenen Person

Sie haben, wenn personenbezogene Daten durch uns von Ihnen erhoben werden, als betroffene Person grundsätzlich die nachfolgenden Rechte:

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft nach Art. 15 DS-GVO über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, die wir verarbeiten.

Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung

Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben in den Fällen des Art. 18 DS-GVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten („Sperrung“) zu verlangen.

Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie nach Art. 77 Abs.1 DS-GVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eigener Wahl zu beschweren.

Recht auf Widerspruch

Sie haben ein Recht auf Widerspruch aus den besonderen Gründen des Art. 21 Abs. 1 DS-GVO. Hierüber informieren wir Sie unter Ziffer 7.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Für den Fall, dass Sie uns personenbezogene Daten nach Art. 20 Abs. 1 DS-GVO bereitgestellt haben, steht Ihnen das Recht zu, sich Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich selbst oder an Dritte in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir setzen kein Verfahren der automatischen Entscheidungsfindung einschließlich des Profilings gemäß Art. 4 Abs. 4 und Art. 22 DS-GVO ein.

Besonders hervorzuhebende Informationen

Art. 21 DS-GVO verpflichtet uns, in besonders hervorzuhebender Weise auf ein besonderes Recht der betroffenen Person hinzuweisen. Die besondere Hervorhebung betrifft die nachfolgenden Passagen, die kursiv gesetzt und unterstrichen sind. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht bei Interessenabwägung a) Betroffene Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenverarbeitung auf der Grundlage unserer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO erfolgt. b) Die Fälle zu 1.1 sind in dieser Datenschutzinformation allgemein beschrieben worden. c) Im Falle eines Widerspruchs werden wir die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung dieser Daten nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen. Das ist auch der Fall, wenn die personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Widerruf der Einwilligung

Beruht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns auf einer Einwilligung der betroffenen Person, so hat die betroffene Person das Recht, ihre Einwilligung jederzeit durch eine Erklärung uns gegenüber zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt. Die betroffene Person wird durch uns vor Abgabe der Einwilligung hiervon in Kenntnis gesetzt.

Bereitstellungsverpflichtung

Die Bereitstellung der Daten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, jedoch für die Erfüllung vorvertraglicher oder vertraglicher Pflichten oder der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

Änderung dieser Datenschutzinformationen

Diese Datenschutzinformationen bedürfen keiner Zustimmung der betroffenen Person und unterliegen einer regelmäßigen Überprüfung hinsichtlich eines Änderungsbedarfs. Die jeweils vorgehende Fassung wird im Falle der Ersetzung durch eine neue Fassung durch uns archiviert. Die Weiterentwicklung unseres Unternehmens kann sich auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten auswirken. Wir behalten uns deshalb vor, diese Datenschutzinformation künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche, inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen.

Version 1 (Stand: 07.11.2022)